Giới thiệu về giám sát đồng đẳng
Giới thiệu về giám sát đồng đẳng (kỳ 1)
Giới thiệu
Giám sát nhóm đồng đẳng là một dạng tham vấn nhóm đồng đẳng không-có-lãnh-đạo. Người tham gia hội ý với người khác bằng việc trao đổi những chủ đề cốt lõi trong cuộc sống nghề nghiệp mỗi ngày, để cung cấp những giải pháp cho những tình huống khó khăn với đồng nghiệp hoặc thân chủ. Người tham gia học được những cách tốt hơn để quản lý những vấn đề chuyên môn và giảm stress. Điều này làm gia tăng tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.
Phương pháp
Nhóm giám sát đồng đẳng bao gồm từ 6 – 9 người tham gia theo một khoảng thời gian đều đặn. Người-tham-gia trình bày ca, vấn đề và những câu hỏi thực hành trong suốt những phiên họ làm việc mà không có sự hỗ trợ bên ngoài.
3 ví dụ cho những câu hỏi và ca có-vấn-đề:
- “Tần suất làm việc của một nhân viên của tôi suy giảm. Tôi nên bắt đầu như thế nào để nói chuyện với cô/anh ấy về nó?”
- “Tôi vừa mới trở thành một lãnh đạo dự án của một dự án mới. Làm sao tôi giữ cho dự án lạc quan, vì thế mọi người sẽ có động lực?”
- “Tôi có một nhân viên mới. Cô ấy cảm thấy khó kết hợp vào đội ngũ và thay vào đó trở nên xa cách và không gắn kết. Tôi có thể làm gì để làm cho cô ấy được chấp nhận hơn bởi đội ngũ?”
Trong suốt tiến trình 6 giai đoạn, một trong các tham dự viên nhận vai trò như Người-điều-phối. Anh ấy hoặc cô ấy thiết kế phiên và cùng lúc kích hoạt những trải nghiệm và ý tưởng của người khác. Dưới sự hướng dẫn của Người-điều-phối, tất cả những tham-dự-viên bàn luận ca và đưa ra các đề nghị và giải pháp có thể giúp ích cho người-trình-ca.
Trong buổi giám sát nhóm đồng đẳng, tham-dự-viên thay đổi vai trò với mỗi ca mới, vì thế vai trò không nên cố định. Không có nhà tham vấn bên ngoài hướng dẫn nhóm. Đây là những điều cơ bản của Giám sát nhóm đồng đẳng.
Một bàn luận ca kéo dài khoảng 30’ – 45’, vì thế trong suốt một phiên-3-tiếng 3 ca có thể được trình bày. Trong một số thiết lập, có thể tiện lợi hơn khi tổ chức những phiên tập-trung (v.d. mỗi 3 tháng).
Lợi ích của việc giám sát nhóm đồng đẳng
Nhóm giám sát đồng đẳng Giám sát nhóm đồng đẳng là một lĩnh vực huấn luyện phức tạp tuy nhiên đơn giản cho sự phát triển nhân sự. Nó cung cấp:
- Tăng kỹ năng giao tiếp và tương tác
- Tăng kỹ năng tham vấn
- Đảm bảo và gia tăng chất lượng
Đối với những tham-dự-viên của Giám sát Nhóm Đồng đẳng, nó cung cấp:
- Những ý tưởng mới cho cuộc sống công việc và góc nhìn mới cho những khuôn mẫu hành vi
- Phản ánh lên phong cách công việc và quản lý
- Thấu cảm và hỗ trợ trong những tình huống khó khăn
- Tăng tương tác nghề nghiệp với thân chủ, khách hàng và nhân viên
- Thực hành những kỹ năng hỗ trợ và đi kèm
- Trao đổi tốt hơn kiến thức giữa đồng nghiệp
- Tăng sự phối hợp đội ngũ
Đối với tổ chức, nó cung cấp:
- Gia tăng chất lượng công việc và năng suất làm việc tốt hơn
- Chi phí hợp lý cho sự phát triển nhân sự
- Chất lượng nhân sự tốt hơn
- Phát triển văn hóa tổ chức hỗ trợ chia sẻ
Những vai trong giám sát đồng đẳng
Tham-dự-viên lần lượt chuyển vai từ ca này sang ca khác. Theo cách này mỗi tham-dự-viên có khả năng để giải quyết ca của họ, để thực hành kỹ năng tham vấn, và để mở rộng kiến thức của họ.
Người trình ca (Case Presenter)
Người-trình-ca giới thiệu những chủ đề chìa khóa của ca hoặc tình huống có-vấn-đề. Anh ta cung cấp tất cả các mảnh thông tin quan trọng từ quan điểm của anh, định hình câu hỏi chìa khóa thể hiện nhu cầu của anh/cô ấy, và anh/cô ấy có thể để nghị một khung cố vấn mà nhóm nên làm việc trên ca của anh/cô ấy.
Người điều phối (Moderator)
Người điều phối tổ chức phiên Giám sát nhóm Đồng Đẳng, hướng dẫn nhóm thông qua tất cả 6 giai đoạn. Anh ta hỗ trợ người-trình-ca bằng những câu hỏi rõ ràng và cụ thể để làm cho ca rõ ràng. Người-điều-phối cũng chú ý về sự tự chủ của người-trình-ca và của mỗi tham-dự-viên đối xử với anh/cô ấy với sự tôn trọng.
Những người cố vấn (Consultants)
Những thành viên còn lại của nhóm trở thành những người-cố-vấn. Trong phiên giám sát nhóm đồng đẳng họ được hướng dẫn bởi người-điều-phối. Họ chú ý lắng nghe đến câu chuyện của người-trình-ca và hỏi những câu hỏi toàn diện trong những giai đoạn sớm. Nhiệm vụ chính của họ là cung cấp những ý tưởng và quan điểm trong giai đoạn ‘cố vấn.’
6 giai đoạn giám sát nhóm đồng đẳng
- Giai đoạn 1: Tuyển chọn (Casting)
Phân vai trò cho các thành viên:
- Người-điều-phối
- Người-trình-ca
- Những-người-cố-vấn
Hoạt động
- Nhóm đồng ý về việc người sẽ là người-điều-phối cho phiên giám sát nhóm đồng đẳng.
- Người-trình-ca tiềm năng đưa một dàn ý ngắn của ca của họ, một người được lựa chọn.
- Tất cả những thành viên khác sẽ trở thành người-cố-vấn cho phiên nhóm đồng đẳng hiện tại.
- Giai đoạn 2: Trình bày ca (Case presentation)
- Người-trình-ca được yêu cầu dàn ý ca ngắn gọn trong vòng 5 – 7 phút. Báo cáo của anh/cô ấy nên bao gồm thông tin quan trọng cần thiết để đạt được sự thấu hiểu ca. Người-trình-ca không cần chuẩn bị trước.
- Vai trò của người-điều-phối là lắng nghe chủ động và hướng dẫn người-trình-ca bằng việc hỏi những câu hỏi rõ ràng và tập trung.
- Những người-cố-vấn chỉ chú ý lắng nghe trong suốt giai đoạn này. Vào cuối cùng, họ được phép hỏi 2 đến 3 câu hỏi toàn diện. Những câu hỏi này không nên bao hàm giải pháp.
- Giai đoạn 3: Câu hỏi chìa khóa (Key question)
- Người-điều-phối hỏi người-trình-ca để định hình một câu hỏi chìa khóa. Câu hỏi chìa khóa sẽ đặt sự tập trung vào những giai đoạn tiếp theo của việc giám sát nhóm đồng đẳng.
- Nếu người-trình-ca biểu lộ những khó khăn trong việc định hình một câu hỏi chìa khóa cụ thể, những-người-cố-vấn có thể hỗ trợ anh ấy/cô ấy bằng việc cung cấp một vài câu hỏi chìa khóa mà anh/cô ấy có thể chọn một mà khớp với những nhu cầu của anh/cô ấy nhất.
- Giai đoạn 4: Lựa chọn phương pháp (Method choice)
- Người-điều-phối hướng dẫn tiến trình lựa chọn một mô hình cố vấn sẽ được sử dụng trong giai đoạn cố vấn để thu thập những kiến nghị, ý tưởng và giải pháp.
- Mỗi thành viên trong nhóm có thể đề nghị một mô hình cố vấn. vào cuối giai đoạn này, người-trình-ca phải đồng ý đến đề nghị cuối cùng.
- Một số mô hình cố vấn như: động não (brainstorming), hành động (actstorming), tập trung câu hỏi chìa khóa (collecting key questions), những lời khuyên tốt (good pieces of advice)….v.v.
- Giai đoạn 5: Cố vấn (Consultation)
- Trong suốt giai đoạn cố vấn, những người-cố-vấn cung cấp những ý tưởng để trả lời cho câu hỏi chìa khóa của người-trình-ca. Những đóng góp của họ được định hình dựa theo phong cách và luật lệ của mô hình cố vấn cụ thể đã được chọn.
- Cần có một người làm thư ký, người ghi chép những đóng góp của những-người-cố-vấn. Bởi thế, người-trình-ca có thể tập trung vào nội dung và anh/cô ấy không bị xao lãng.
- Những-người-cố-vấn định hình ý tưởng, đề nghị và đóng góp liên quan đến những yêu cầu của mô hình cố vấn được chọn. Nhiệm vụ của họ là đưa ra những ý tưởng khác nhau để mở rộng khả năng của người-trình-ca trong việc giải quyết vấn đề của anh/cô ấy. Những đóng góp của họ nên cụ thể, sáng tạo và nên thể hiện sự hỗ trợ.
- Nhiệm vụ của người-trình-ca để lắng nghe và cân nhắc liệu những ý tưởng và đề nghị có ý nghĩa với anh/cô ấy.
- Người-điều-phối để mắt đến thời gian và cũng để ý đế sự tiếp nhận của người-trình-ca.
- Kết luận (Conclusion)
- Người-trình-ca được yêu cầu phát biểu bao gồm những ý tưởng hữu ích liên quan đến câu hỏi chìa khóa. Anh/cô ấy báo cáo những đề nghị và giải pháp của người-cố-vấn có giá trị cá nhân và cuối cùng biểu hiện lòng biết ơn anh/cô ấy đối với nhóm.
- Người-điều-phối có thể hứng thú với việc phản hồi những bận tâm về cách thức điều phối của anh/cô ấy.
- Mỗi tham-dự-viên rời vai trò của họ và phiên Giám sát nhóm đồng đẳng đi đến kết thúc.
- Sau khi nghỉ ngơi nhóm có thể tiếp tục chạy một phiên giám sát nhóm đồng đẳng khác, bắt đầu ở giai đoạn 1.
Những điều kiện cho việc giám sát đồng đẳng trong thiết lập nhóm
Tham-dự-viên giám sát nhóm đồng đẳng nên đạt tới sự đồng ý trong một vài điều kiện liên quan đến thái độ và sự phối hợp cơ bản, để tạo ra một bầu khí nhóm có-tính-xây-dựng và đáng-tin-cậy với người-trình-ca.
4 thành tố chìa khóa cho sự thành công giám sát nhóm đồng đẳng:
- Niềm tin: tham-dự-viên tin tưởng lẫn nhau sẽ nói cởi mở hơn.
- Bảo mật: thông tin về ca và tiến trình nhóm nên được giữ bảo mật bên trong nhóm
- Hỗ trợ: tham-dự-viên nên nỗ lực hỗ trợ lẫn nhau
- Trân trọng: tôn trọng lẫn nhau tạo điều kiện cho sự cởi mở
Điều cần thiết là tạo ra một bầu khí mà những thành viên nhóm cởi mở để nói về những vấn đề cá nhân và tương-quan-cá-nhân, điểm yếu và khó khăn. Nhóm bởi thế không nên có những xung đột nội bộ lớn nào. Tin tưởng lẫn nhau là điều kiện chìa khóa cho việc giám sát nhóm đồng đẳng và không nên bị ảnh hưởng bởi căng thẳng liên-cá-nhân. Nếu cần thiết, nhóm nên giải quyết những xung đột nội bộ với sự hỗ trợ của một nhà tham vấn bên ngoài hoặc nhà giám sát lâm sàng.